Szanowny Panie... - czyli krótko o pisaniu dorosłych maili

Oficjalna wiadomość bez tytułu jest, cytując klasyka, jak żołnierz bez karabinu. Najlepiej, jeśli jednym zdaniem w temacie streścimy treść maila. Dzięki temu odbiorcy łatwiej będzie później odnaleźć wiadomość i przypisać ją do konkretnego zagadnienia, na przykład: „Podsumowanie I kwartału 2025”.

Kolejnym elementem jest przywitanie. Jak to w końcu jest z tym „Szanowny Panie”? To neutralna, uprzejma i poprawna gramatycznie forma. W bezpośrednich relacjach możemy użyć „Dzień dobry” lub „Panie/Pani…”, ale zawsze warto kierować się zasadą: lepiej zbyt oficjalnie niż zbyt swobodnie.

Teraz kwestia, nad którą zastanawiają się rzesze ludzi piszących maile — czy po powitaniu stawiamy przecinek? Odpowiedź brzmi: tak — a właściwą treść wiadomości rozpoczynamy małą literą.

Pisząc oficjalnego maila, zwracajmy uwagę, by był on czytelny, zrozumiały i poprawny językowo. Unikamy kolokwializmów, zdrobnień i emotikonów. Bardzo ważna jest także poprawność ortograficzna — przed wysłaniem warto jeszcze raz przeczytać tekst i wyeliminować ewentualne literówki.

Każdy służbowy mail powinien mieć zakończenie. Powinno ono być utrzymane w takim samym tonie, jak cała wiadomość — spójne i logiczne. Jeśli zaczynamy od „Szanowni Państwo” lub „Szanowny Panie” / „Szanowna Pani”, najlepiej zakończyć zwrotem „Z poważaniem” albo „Z wyrazami szacunku”.

Skoro już omówiliśmy, czego lepiej unikać, czas na konkrety. Jak właściwie powinien wyglądać taki e-mail?

Przykładowa struktura oficjalnego maila

Szanowni Państwo,

tu może pojawić się opcjonalne zdanie przedstawiające, kim jestem i dla kogo pracuję — zwłaszcza jeśli nawiązuję kontakt po raz pierwszy. W tym zdaniu warto krótko określić cel wiadomości.

W kolejnym akapicie można bardziej szczegółowo opisać sprawę lub prośbę. To dobre miejsce na dodatkowe informacje, które mogą być potrzebne odbiorcy. Jeśli treści jest dużo, warto podzielić ją na dwa lub trzy krótsze akapity, aby uniknąć tzw. „ściany tekstu”.

Na końcu warto jeszcze raz krótko podsumować lub powtórzyć najważniejszą prośbę — szczególnie wtedy, gdy wcześniej pojawiło się więcej szczegółów.

Dobrą praktyką jest również uprzejme podziękowanie za poświęcony czas lub udzieloną pomoc — dzięki temu wiadomość brzmi bardziej życzliwie i profesjonalnie.

Z poważaniem,

Podpis